Elektronik faturaya geçen işletmelerin sık sorduğu sorulardan biri şudur: “Bu müşteriye e-fatura mı keseceğim, e-arşiv fatura mı?” İki belge de elektronik ortamda oluşturulur, ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara tabidir ve hukuki olarak fatura hükmündedir. Aralarındaki temel fark, alıcının kim olduğu ve faturanın alıcıya nasıl ulaştığıdır.
Bu yazıda iki belge arasındaki farkı genel hatlarıyla açıklıyor, web siteniz veya e-ticaret yazılımınızla fatura sistemi arasındaki entegrasyonun nasıl kurulduğunu anlatıyoruz. Mevzuat ayrıntıları için yazının sonundaki nota dikkat etmenizi öneririz.
E-fatura nedir?
E-fatura, GİB'in e-fatura sistemine kayıtlı iki kullanıcı arasında düzenlenen elektronik faturadır. Yani hem faturayı düzenleyen hem de faturayı alan tarafın e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir.
E-fatura, belirlenmiş bir standart formatta (UBL-TR adı verilen XML yapısında) oluşturulur ve GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine iletilir. Alıcı faturayı e-posta eki veya kâğıt olarak değil, kendi e-fatura kutusunda elektronik belge olarak alır. Bu nedenle e-faturanın çıktısını alıp göndermek, faturayı iletmek anlamına gelmez; asıl belge elektronik olandır.
E-fatura sisteminde farklı senaryolar bulunur. Temel senaryoda fatura alıcıya iletilir; ticari senaryoda ise alıcı, belirli süre içinde faturayı sistem üzerinden kabul veya reddedebilir. Hangi senaryonun kullanılacağı taraflar arasındaki ticari ilişkiye göre belirlenir.
E-arşiv fatura nedir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı nihai tüketici, yani bireysel bir müşteri olabileceği gibi e-fatura sistemine kayıtlı olmayan bir şirket de olabilir.
E-arşiv faturayı düzenleyen işletme, faturayı elektronik ortamda oluşturur ve saklar. Alıcıya ise e-posta veya benzeri elektronik yollarla ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir. Düzenlenen e-arşiv faturalara ait bilgiler belirlenen usul ve sürelerde GİB'e raporlanır.
İnternet üzerinden yapılan satışlarda düzenlenen e-arşiv faturalar için ek kurallar bulunur: faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi ve faturada satışın yapıldığı internet adresi, ödeme şekli ve gönderim bilgileri gibi ek alanların yer alması bunlar arasındadır. E-ticaret yapan işletmelerin bu kuralları yazılım tarafında da dikkate alması gerekir.
Karşılaştırma: temel farklar
- Alıcı: E-fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı alıcılara kesilir. E-arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan şirketlere ve bireysel müşterilere kesilir.
- İletim: E-fatura GİB altyapısı üzerinden alıcının e-fatura kutusuna gider. E-arşiv fatura alıcıya e-posta, SMS bağlantısı gibi elektronik yollarla veya kâğıt çıktı olarak ulaştırılır.
- Raporlama: E-fatura zaten GİB sistemi üzerinden geçer. E-arşiv faturaların bilgileri ise ayrıca GİB'e raporlanır.
- Kabul/ret: E-faturada ticari senaryo kullanılıyorsa alıcının sistem üzerinden kabul ve ret imkânı vardır. E-arşiv faturada böyle bir sistemsel yanıt mekanizması yoktur; itirazlar genel hükümlere göre yürütülür.
Hangi faturayı keseceğimi nasıl anlarım?
Kural basittir: Fatura düzenlemeden önce alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına bakılır. Alıcının vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası ile GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulama yapılır.
- Alıcı kayıtlı kullanıcıysa e-fatura düzenlenir.
- Alıcı kayıtlı değilse ve siz e-arşiv fatura kullanıcısıysanız e-arşiv fatura düzenlenir.
Bu kontrol elle yapıldığında hata riski yüksektir; özellikle bir müşterinin sonradan e-fatura sistemine geçmiş olması gözden kaçabilir. Entegratör yazılımlarının ve doğru kurgulanmış entegrasyonların çoğu bu sorgulamayı fatura oluşturma anında otomatik yapar ve belge türünü buna göre seçer.
Web ve e-ticaret yazılımıyla entegrasyon nasıl kurulur?
Siparişlerin her biri için fatura bilgilerini bir portala tek tek girmek, sipariş sayısı arttıkça sürdürülemez hâle gelir. Entegrasyonun amacı, sipariş tamamlandığında faturanın otomatik veya tek tıkla oluşturulmasıdır. Genel işleyiş şöyledir:
1. Fatura altyapısının seçimi
E-fatura ve e-arşiv fatura düzenlemenin birkaç yolu vardır: GİB'in sunduğu portal, GİB tarafından izin verilmiş özel entegratörler veya belirli koşulları sağlayan işletmeler için doğrudan entegrasyon. Yazılım entegrasyonu için çoğu işletme, API hizmeti sunan bir özel entegratörle çalışır.
2. Sipariş verisinin fatura formatına dönüştürülmesi
E-ticaret veya web yazılımındaki sipariş bilgileri (alıcı bilgileri, ürünler, miktarlar, birim fiyatlar, KDV oranları, indirimler, kargo ücreti) entegratörün beklediği formata dönüştürülür. Ürün KDV oranlarının ve indirim hesaplarının doğru tanımlanması, en çok dikkat isteyen noktadır.
3. Belge türünün belirlenmesi ve gönderim
Alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı sorgulanır, belge türü belirlenir ve fatura entegratöre gönderilir. Başarılı olursa faturanın numarası ve görüntüsü siparişle ilişkilendirilir.
4. Müşteriye iletim
E-arşiv faturalar müşteriye e-posta ile iletilir; ayrıca müşterinin hesabından fatura görüntüsüne erişebilmesi sağlanabilir. E-faturalar ise alıcının e-fatura kutusuna ulaşır.
5. İptal ve iade senaryoları
Sipariş iptal edildiğinde veya ürün iade edildiğinde ne yapılacağı baştan planlanmalıdır. E-arşiv faturanın iptali, e-faturanın reddi veya iade faturası düzenlenmesi gibi işlemlerin kuralları birbirinden farklıdır. Hangi durumda hangi işlemin yapılacağı mali müşavirle birlikte belirlenmeli ve yazılıma buna göre yansıtılmalıdır.
Entegrasyonun teknik ayrıntıları ve desteklediğimiz senaryolar için e-fatura entegrasyonu modülümüzü inceleyebilirsiniz.
Saklama ve erişim
Elektronik faturalar da kâğıt faturalar gibi yasal saklama yükümlülüğüne tabidir. Özel entegratörle çalışan işletmelerde faturalar genellikle entegratörün sisteminde de saklanır; ancak bu durum işletmenin kendi kayıtlarını tutma sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Sözleşme yaparken faturaların ne kadar süre saklandığını, entegratör değiştirildiğinde geçmiş faturaların nasıl teslim edileceğini ve toplu dışa aktarım imkânı olup olmadığını sorun. Sipariş sisteminizde her siparişin fatura numarasını ve belge türünü kaydetmek, muhasebe mutabakatını ve müşteri taleplerini yanıtlamayı kolaylaştırır.
Entegrasyonda sık yapılan hatalar
- Alıcının kayıtlı kullanıcı durumunu her faturada güncel olarak sorgulamamak
- Kargo ücreti ve indirimlerin KDV hesabına yanlış yansıtılması
- Kurumsal müşterilerden vergi dairesi ve vergi numarasının sipariş sırasında eksik alınması
- Hata alan faturaların takip edilmemesi ve siparişin faturasız kalması
- İptal ve iade süreçlerinin yazılımda hiç planlanmamış olması
Önemli not: mevzuat değişebilir
E-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına kimlerin geçmek zorunda olduğu, geçiş süreleri, ciro sınırları ve belge düzenleme kuralları zaman içinde değişebilmektedir. Bu yazı genel bir bilgilendirme amacı taşır. İşletmenizin güncel yükümlülüklerini GİB'in resmî duyuruları ve e-belge portalı üzerinden takip etmeniz ve mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir.
Sonuç
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel fark alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır. Kayıtlı alıcıya e-fatura, kayıtlı olmayan şirketlere ve bireysel müşterilere e-arşiv fatura düzenlenir. Bu kararın ve faturanın oluşturulmasının sipariş sistemiyle entegre biçimde otomatik yapılması, hem zaman kazandırır hem de hata riskini azaltır. Web sitenizi veya e-ticaret yazılımınızı fatura sisteminize bağlamak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.
