Özel bir yazılım yaptırmak, hazır bir paket satın almaktan farklıdır. Ortaya çıkacak ürün işletmenizin süreçlerine göre şekillenir ve yıllarca kullanılır. Bu yüzden firma seçimi, yalnızca teklif tutarının karşılaştırılmasıyla yapılmamalıdır. Konya'da da diğer şehirlerde olduğu gibi, küçük ekiplerden büyük yazılım evlerine kadar farklı ölçeklerde firmalar bulunur. Hangisiyle çalışırsanız çalışın, ilk görüşmelerde doğru soruları sormak ileride yaşanabilecek sürprizlerin önemli bir kısmını ortadan kaldırır.
Aşağıdaki soruları bir kontrol listesi gibi kullanabilirsiniz. Her soruya “doğru” tek bir cevap yoktur; önemli olan cevabın net, yazılı ve sizin ihtiyacınızla uyumlu olmasıdır.
Deneyim ve uygunluk soruları
1. Benzer bir projeyi daha önce yaptınız mı?
Firmanın portföyüne bakmak iyi bir başlangıçtır; ancak ekran görüntülerinden fazlasını isteyin. Benzer ölçekte bir iş akışı, benzer bir entegrasyon (muhasebe programı, e-fatura, kargo, ödeme altyapısı gibi) veya benzer kullanıcı sayısıyla çalışıp çalışmadıklarını sorun. Mümkünse daha önce çalıştıkları bir müşteriyle kısa bir görüşme yapmanıza izin verip vermeyeceklerini öğrenin.
2. Projede kimler çalışacak?
Görüşmeye katılan kişi ile projeyi geliştirecek kişi her zaman aynı değildir. Proje yöneticisinin, geliştiricilerin ve tasarımcının kim olacağını, işin bir kısmının dışarıya verilip verilmeyeceğini sormak meşru bir taleptir. Küçük bir ekip dezavantaj değildir; önemli olan, kilit kişilerden biri ayrıldığında projenin nasıl devam edeceğinin düşünülmüş olmasıdır.
3. Hangi teknolojileri kullanıyorsunuz ve neden?
Teknik detaylara hâkim olmanız gerekmez; ama seçilen dil ve çatının yaygın, belgelenmiş ve uzun vadede desteklenen bir teknoloji olup olmadığını sormak önemlidir. Az bilinen ya da firmaya özel bir altyapıyla geliştirilen yazılımlar, ileride başka bir ekibe devredilmek istendiğinde sorun çıkarabilir.
Kapsam ve süreç soruları
4. İhtiyacımızı nasıl analiz edeceksiniz?
İyi bir yazılım firması, teklif vermeden önce sizi dinler ve sorular sorar. Kullanıcı rolleri, onay adımları, raporlar ve istisnai durumlar konuşulmadan verilen bir teklif, çoğu zaman eksik bir kapsamı fiyatlandırıyordur. Analiz aşamasının ayrı bir iş olarak ele alınıp alınmadığını, sonunda size yazılı bir doküman teslim edilip edilmeyeceğini sorun.
5. Kapsam dışı kalan konular neler?
Tekliflerde neyin yapılacağı kadar neyin yapılmayacağı da yazmalıdır. Veri aktarımı, kullanıcı eğitimi, mobil uyumluluk, çoklu dil, raporlama ve yetkilendirme gibi konular sık atlanan kalemlerdir. Kapsam dışı kalan bir ihtiyacın sonradan nasıl ücretlendirileceğini de baştan konuşun.
6. Proje hangi aşamalarla ilerleyecek ve ben ne zaman ne göreceğim?
Aylarca hiçbir şey görmeden sonunda tamamlanmış bir ürün teslim almak risklidir. Projenin parçalara bölünüp bölünmeyeceğini, her aşamada test edebileceğiniz bir sürüm sunulup sunulmayacağını ve geri bildirimlerinizin nasıl toplanacağını sorun. Kısa aralıklarla çalışan bir sürüm görmek, yanlış anlaşılmaları erkenden yakalamanın en etkili yoludur.
7. Değişiklik talepleri nasıl yönetilecek?
Proje ilerledikçe yeni ihtiyaçlar ortaya çıkması doğaldır. Önemli olan bunların nasıl kayıt altına alınacağı, süreye ve maliyete etkisinin nasıl hesaplanacağıdır. Her değişikliğin yazılı olarak onaylandığı basit bir süreç, iki taraf için de sağlıklıdır.
Sahiplik, güvenlik ve altyapı soruları
8. Kaynak kod, alan adı ve veritabanı kime ait olacak?
Bu, sözleşmede mutlaka açıkça yazması gereken bir konudur. İşletmenize özel geliştirilen bir yazılımda kaynak kodun teslim edilip edilmeyeceği, hangi koşullarda teslim edileceği ve verilerinizi istediğiniz zaman dışa aktarıp aktaramayacağınız netleşmelidir. Alan adı ve barındırma hesaplarının işletmeniz adına kayıtlı olması da ileride yaşanabilecek bağımlılıkları azaltır.
9. Yazılım nerede barındırılacak ve yedekler nasıl alınacak?
Sunucunun kimde olduğunu, yedeklerin ne sıklıkla ve nereye alındığını, bir geri yükleme testinin yapılıp yapılmadığını sorun. Yedek almak kadar yedekten geri dönebilmek de önemlidir. Kişisel veri işleyen sistemlerde verilerin nerede tutulduğu KVKK açısından da önem taşır.
10. Güvenlik konusunda hangi önlemleri alıyorsunuz?
Şifrelerin güvenli biçimde saklanması, yetki seviyeleri, işlem kayıtları (log), SSL kullanımı ve yazılım bileşenlerinin güncel tutulması gibi temel konularda firmanın yaklaşımını dinleyin. “Bizim sistemlerimiz hacklenmez” gibi kesin ifadeler yerine riskleri nasıl azalttığını anlatan bir cevap daha güven vericidir.
Teslim sonrası ve sözleşme soruları
11. Canlıya geçtikten sonra destek nasıl verilecek?
Yazılımın teslim edilmesi işin sonu değil, kullanım döneminin başlangıcıdır. Hata düzeltmelerinin ne kadar süre ücretsiz yapılacağını, bakım anlaşmasının neleri kapsadığını, destek taleplerinin hangi kanaldan iletileceğini ve ne kadar sürede dönüş yapılacağını sorun. Acil durumlar için ulaşılabilecek bir kişinin olması özellikle üretim ve satış süreçlerinde kullanılan yazılımlarda önemlidir.
12. Dokümantasyon ve eğitim verilecek mi?
Kullanıcı kılavuzu, yönetici eğitimi ve teknik dokümantasyon, yazılımın gerçekten benimsenmesini sağlar. Teknik dokümantasyon ayrıca ileride başka bir geliştiriciyle çalışmak zorunda kalırsanız işinizi kolaylaştırır.
13. Ödeme planı neye bağlı olacak?
Ödemelerin tarihlere değil, somut teslimlere bağlanması iki taraf için de adil bir yöntemdir. Örneğin analiz dokümanının onayı, ilk test sürümü ve canlıya geçiş gibi aşamalar ödeme noktası olarak belirlenebilir. Yıllık barındırma, lisans ve bakım gibi tekrarlayan maliyetlerin de teklifte ayrı kalemler hâlinde gösterilmesini isteyin.
Dikkat edilmesi gereken işaretler
Soruların cevapları kadar, cevap verilme biçimi de bilgi verir. Aşağıdaki durumlar tek başına bir firmayı elemek için yeterli olmasa da daha fazla soru sormanız gerektiğine işaret eder:
- İhtiyacınız dinlenmeden, ilk görüşmede kesin fiyat ve süre verilmesi,
- Kaynak kod veya veri sahipliği sorusuna net cevap verilmemesi,
- Teklifte kapsamın birkaç satırla geçiştirilmesi,
- Destek ve bakım koşullarının belirsiz bırakılması,
- Her talebe “olur” denmesi ve hiçbir riskten söz edilmemesi.
Görüşmeye hazırlıklı gitmek
Doğru firmayı bulmak kadar, kendi ihtiyacınızı anlatabilmek de önemlidir. Görüşmeden önce şu bilgileri hazırlamanız süreci hızlandırır: yazılımla çözmek istediğiniz sorun, bugün bu işi nasıl yaptığınız (Excel dosyaları, kâğıt formlar, farklı programlar), sistemi kimlerin kullanacağı, bağlanması gereken diğer yazılımlar ve hedeflediğiniz takvim. Varsa kullandığınız formların ve raporların örneklerini götürmek, analizi somutlaştırır.
Birden fazla firmayla görüşüp aynı soruları sormak, cevapları yan yana koymanızı sağlar. Bu şekilde yalnızca fiyatı değil, kapsamı, çalışma yöntemini ve uzun vadeli ilişkiyi birlikte değerlendirebilirsiniz.
Sonuç
Yazılım firması seçimi, uzun soluklu bir iş birliğinin başlangıcıdır. Deneyim, kapsam, sahiplik, güvenlik ve destek konularında sorulan net sorular, hem doğru firmayı seçmenize hem de projenin sağlıklı ilerlemesine yardımcı olur. Temel Bilişim olarak 2009'dan bu yana Konya'da özel yazılım ve web projeleri geliştiriyoruz. Bu soruları bize de sormak ve projenizi konuşmak isterseniz iletişim sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
